W erze RODO przedsiębiorcy prowadzący portale internetowy czy sklepy internetowe powinni obawiać się konsekwencji z braku lub źle skonstruowanej polityki prywatności i regulaminu świadczenia usług. Wobec tego pojawia się pytanie czym jest regulamin świadczenia usług i polityka prywatności? Jakie ma zastosowanie? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w poniższym artykule.
Regulamin świadczenia usług
Regulamin świadczenia usług to dokument, w którym należy określić kto, jakie usługi i na jakich warunkach świadczy. Ponadto regulamin powinien zawierać podstawę zawierania i rozwiązywania umowy pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą oraz opisać jak przebiega procedura postępowania reklamacyjnego.
Należy wskazać, iż zagadnienia prawne związane z regulaminem świadczenia usług nie są zebrane w jednym akcie prawnym, tylko wynikają z kilkunastu różnych ustaw, tj. m. in.:
- ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny.
W zależności od tego czy prowadzimy sklep internetowy czy bloga lub inną działalność online, zastosowanie będą miały różne z ustaw wskazanych powyżej. Odnosząc się do najbardziej popularnych form tj. portali internetowych, należy wskazać, iż zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną przed rozpoczęciem świadczenia usług drogą elektroniczną usługodawca zobowiązany jest do sporządzenia regulaminu, na podstawie którego świadczone będą usługi. Regulamin ten powinien zostać nieodpłatnie udostępniony usługobiorcom.
Bardzo istotne jest również to, iż zgodnie z obowiązującym przepisami Usługodawca jest zobowiązany udostępnić regulamin jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usług, a także ma on obowiązek udostępniać go w trakcie wykonywania umowy, o ile usługobiorca zgłosi takie żądanie. Regulamin świadczenia usług powinien zostać udostępniony również na każde, zgłoszone przez usługobiorcę żądanie, niezależnie od jego przyczyny, a także niezależnie od tego czy regulamin został przekazany usługobiorcy przed zawarciem umowy i przed świadczeniem usługi.
Dodatkowo na usługodawcy ciąży obowiązek informowania usługobiorców o każdorazowej zmianie treści regulaminu.
Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną w regulaminie portalu internetowego powinno znaleźć się obowiązkowo:
- określenie rodzaju i zakresu świadczonych usług;
- określenie warunków świadczenia usług oraz wskazanie wymagań technicznych sprzętów niezbędną do prawidłowego korzystania z tych usług;
- warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług przez Internet;
- przebieg i zasady postępowania reklamacyjnego.
Powyższe to jedynie niezbędne minimum informacji jakie powinien zawierać regulamin. W interesie przedsiębiorców i firm powinno jednak leżeć poszerzenie informacji, które będą dostosowane do prowadzonego portalu internetowego. Przy wprowadzaniu dodatkowych zapisów należy uważać, aby nie zastosować niedozwolonych klauzul umownych.
Polityka prywatności
Definicja polityki prywatności nie wynika wprost z żadnego aktu prawnego.
Odniesienia do niej wynikają z ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy prawo telekomunikacyjne, a także rozporządzenia o RODO.
W orzecznictwie zgodnie wskazano, że polityka prywatności stanowi dokument umieszczany na stronie internetowej, mający na celu poinformowanie jej użytkowników o tym, przez kogo, jakie dane osobowe są zbierane i w jaki sposób dane te będą wykorzystywane. Polityka opisuje sposób, w jaki podmiot przetwarza dane osobowe zgromadzone w związku ze stronami internetowymi oraz serwisami na urządzenia przenośne, aplikacjami, widżetami i innymi interaktywnymi funkcjami na urządzenia przenośne
Najczęściej w polityce prywatności zbierane są informacje dotyczące konkretnego użytkownika.
Mogą to być dane zbierane automatycznie przez serwer lub podawane przez użytkownika podczas np. rejestracji. Ponadto, w polityce prywatności wskazuje się w jaki sposób podane dane są wykorzystywane, a w szczególności czy są przekazywane podmiotom trzecim, określają sposób kontaktu usługodawcy i usługobiorcy, wskazują w jaki sposób można dokonać zmian w danych osobowych użytkownika, w jaki sposób dane te są zabezpieczane, ile czasu dane będą przechowywania itp.
Podsumowanie
Regulamin świadczenia usług jak i polityka prywatności są naszą codziennością wobec tego dobrze wiedzieć na czym należy się skupić tworzą regulamin i politykę prywatności będąc po stronie usługodawcy oraz jak w jasny i przystępny sposób wyjaśnić usługobiorcy cel zastosowania tych środków.
