Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem wydatków. Dzięki kosztom podatkowym zapłacimy niższy podatek, gdyż po odliczeniu kosztów od przychodu, uzyskujemy dochód, od którego wylicza się podatek. W praktyce im ponosimy większe koszty, tym mniejszy podatek zostanie zapłacony. Należy jednak pamiętać, że kwestia kosztów podatkowych jest częstym przedmiotem kontroli podatkowych.
Koszty podatkowe w start-upie
Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu każdy koszt, który łącznie spełnia następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania (w tym zwiększenia), zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie znajduje się w zamkniętym katalogu wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych.
Należy pamięta aby dokumentować wszystkie koszty firmowe i najlepiej dobrze je opisać. Dokumenty potwierdzające dany wydatek to przede wszystkim:
- faktury,
- rachunki,
- umowy i rachunki do umów.
Oczywistym jest iż im wyższe koszty uzyskania przychodu poniesiemy w danym miesiącu, tym niższy podatek dochodowy zapłacimy. Należy jednak pamiętać o tym, że nie wszystko możemy wrzucić w koszty. W sytuacji, gdy urząd skarbowy nabierze podejrzeń co do naszych kosztów uzyskania przychodu może przeprowadzić kontrolę podatkową/postępowanie podatkowe i sprawdzić celowość ponoszonych przez nas wydatków.
Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów
Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych ma charakter zamknięty i znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. koszty reprezentacji.
Warto pamiętać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Wyjaśnić bowiem należy, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Do pewnego czasu koszty reprezentacji musiały charakteryzować się co najmniej trzema podstawowymi cechami, takimi jak:
- okazałość,
- ponad przeciętna miara,
- wywołanie pozytywnego wrażenia.
Co można „wrzucać” w koszty podatkowe?
Do kosztów zaliczyć można wiele wydatków, w tym uniwersalne dla podmiotów ze wszystkich branż tj.:
- koszty wynajmowanego lokalu – są to jedne z najbardziej oczywistych kosztów jakie trzeba ponieść. W koszty te wchodzi czynsz najmu, jak również opłaty za media i Internet;
- meble i dodatki niezbędne do wyposażenia lokalu (biura) np. biurka, krzesła biurowe, stół z krzesłami, lampki biurowe, szafki, tablice;
- wydatki poniesione by przystosować lokal do prowadzenia działalności oraz zagwarantować wygodne i odpowiednie miejsca pracy dla zatrudnionych pracowników (np. ekspres do kawy);
- sprzęty np. komputery, skanery, drukarki, telefony służbowe – zakup niezbędnego sprzętu do prowadzenia działalności, realizowania projektów, nawiązywania kontaktów z klientami jest wydatkiem niezbędnym;
- szkolenia, kursy – w celu podniesienia kwalifikacji i uzyskania nowych umiejętności, udział w szkoleniach, warsztatach i konferencjach można zaliczyć do kosztów firmy;
- koszty pracownicze/umowy B2B – do kosztów prowadzonej działalności można włączyć wydatki związane z umowami dla pracowników (w kwotach brutto) oraz część składek ZUS finansowanych przez pracodawcę a także koszty współpracowników umowy typu B2B;
- usługi księgowe/usługi prawne – niezbędne do prowadzenia rozliczeń i prawidłowego funkcjonowania firmy;
- zakup niezbędnych materiałów do pracy np. papier do drukarek, tusze do drukarek, spinacze, segregatory, długopisy – które są niezbędne do wykonywania pracy w ramach prowadzonej działalności;
- koszty poniesione na promocję i reklamę – są to uzasadnione wydatki w przypadku, gdy w ten sposób jesteśmy w stanie pozyskać nowych kontrahentów i trafić do szerszej grupy potencjalnych klientów;
- opłaty leasingowe – np. w przypadku leasingu samochodu do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszelkie opłaty związane z umową leasingową, a także koszty użytkowania leasingowanego przedmiotu np. napraw, ubezpieczenia, raty.
Podsumowanie
Do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik zobowiązany jest wykazać, że wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W razie wątpliwości warto wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.
