Wraz z początkiem lutego 2026 roku w życie wejdą przepisy wprowadzające obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – narzędzia, które zrewolucjonizuje sposób dokumentowania sprzedaży i zakupów w obrocie gospodarczym. Nowelizacja ustawy o VAT oznacza, że każda faktura wystawiana między podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będzie musiała przejść przez centralny system Ministerstwa Finansów. Dla wielu przedsiębiorców to zmiana o charakterze systemowym – nie tylko technologiczna, ale również organizacyjna i prawna.
KSeF – czym właściwie jest ten system?
Krajowy System e-Faktur to platforma administracyjna, w której przedsiębiorcy będą wystawiać, wysyłać, odbierać i przechowywać e-faktury. Choć dokumenty nadal będą generowane w firmowych systemach księgowych, to dopiero po zarejestrowaniu w KSeF nabiorą mocy prawnej. To właśnie system Ministerstwa Finansów będzie wskazywać moment wystawienia i doręczenia faktury – co w praktyce oznacza, że wysłanie dokumentu mailowo, jego przekazanie w PDF lub wydrukowanie nie będzie już stanowiło wystarczającej formy realizacji obowiązku dokumentowania transakcji. Kluczowym elementem każdej e-faktury stanie się plik XML z unikalnym numerem identyfikacyjnym wygenerowanym przez KSeF – to on będzie podstawą ujęcia transakcji w rejestrach VAT oraz księgach podatkowych.
Terminy wejścia w życie nowych przepisów i skala obowiązku
Proces wdrażania KSeF został zaplanowany w sposób stopniowy. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania e-faktur przez system będzie dotyczyć dużych firm, czyli tych, których roczny obrót przekracza 200 milionów złotych. Równocześnie w tym samym czasie wejdzie w życie obowiązek odbierania faktur zakupowych przez wszystkich pozostałych przedsiębiorców – niezależnie od wielkości działalności. Oznacza to, że każda faktura wystawiona przez dużego kontrahenta będzie dostępna wyłącznie w systemie KSeF, a nie np. jako załącznik do e-maila. Kolejny etap zaplanowano na 1 kwietnia 2026 roku – od tego dnia wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbierania e-faktur. Etap końcowy przewidziano na początek 2027 roku – wówczas obowiązek obejmie również najmniejsze podmioty, w tym mikrofirmy, których sprzedaż nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, o ile są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT.
Wyjątki i sytuacje, w których KSeF nie będzie obowiązkowy
Mimo powszechności wprowadzanego systemu, przewidziano określone wyjątki od obowiązku korzystania z KSeF. Nie będą nim objęte faktury wystawiane na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Z obowiązku wyłączone zostaną również transakcje z udziałem zagranicznych kontrahentów, którzy co prawda są zarejestrowani do VAT w Polsce, ale nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju. Wyłączenia obejmą także niektóre szczególne procedury unijne – takie jak OSS i IOSS – oraz specyficzne przypadki związane z samofakturowaniem czy świadczeniem usług masowych, jak przejazdy autostradami, bilety komunikacyjne, usługi finansowe i ubezpieczeniowe. Oznacza to, że nie wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez system, ale każda relacja B2B między krajowymi podatnikami VAT – już tak.
Tryb awaryjny i zasady działania w przypadku niedostępności systemu
Twórcy KSeF przewidzieli również możliwość wystawiania faktur w tzw. trybie awaryjnym. W przypadku braku dostępu do internetu lub przejściowej niedostępności systemów księgowych, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z tzw. trybu offline24. Oznacza on, że faktura może zostać wystawiona poza systemem, ale musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Dodatkowo, w przypadku ogłoszenia awarii po stronie KSeF, przedsiębiorcy uzyskają więcej czasu na przekazanie dokumentów – zgodnie z regulacjami zawartymi w komunikatach Ministra Finansów. To rozwiązanie ma chronić firmy przed odpowiedzialnością w sytuacjach niezależnych od nich i zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego.
Co zmienia się w praktyce, skoro już teraz korzystamy z e-faktur?
Wielu przedsiębiorców może mieć poczucie, że KSeF nie wnosi wiele nowego – w końcu faktury elektroniczne są w powszechnym użyciu od lat. Jednak w rzeczywistości zmienia się nie tyle forma, co sposób legalizacji i obiegu dokumentu. Dotychczasowa faktura elektroniczna – czy to w formacie PDF, czy jako skan – była przekazywana między kontrahentami bez udziału organów państwowych. Od 2026 roku każda faktura będzie najpierw musiała zostać zarejestrowana w KSeF, a dopiero później będzie mogła zostać uznana za doręczoną nabywcy. To oznacza zmianę nie tylko w zakresie procedur, ale również w podejściu do zarządzania czasem wystawiania dokumentów, ustalania terminów płatności oraz rozliczania podatku VAT. E-faktura stanie się dokumentem scentralizowanym, którego legalność i ważność zależą od integracji z systemem publicznym.
Jak przygotować firmę do nowego systemu?
Przygotowanie do wdrożenia KSeF to nie tylko sprawa techniczna – choć oczywiście kluczowe jest zapewnienie, że system finansowo-księgowy, z którego korzysta przedsiębiorstwo, będzie prawidłowo zintegrowany z KSeF. Przedsiębiorcy powinni także zadbać o szkolenia dla pracowników, wdrożenie nowych procedur wewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów, nadanie odpowiednich uprawnień do wystawiania i odbierania faktur, a także aktualizację umów i regulaminów dotyczących współpracy z kontrahentami. Wprowadzenie KSeF może również wymagać rewizji polityki archiwizacji dokumentów – ponieważ obowiązek przechowywania e-faktur w formie systemowej spoczywa od teraz na administracji publicznej, nie zaś na przedsiębiorcy. Jednak mimo to firmy nadal będą potrzebować dostępu do tych dokumentów – zarówno na potrzeby kontroli, jak i w celach dowodowych.
KSeF jako wyzwanie, ale i szansa
Wprowadzenie KSeF wiąże się z szeregiem obowiązków i wyzwań, ale może też przynieść konkretne korzyści. Automatyzacja procesu fakturowania, szybszy obieg dokumentów, większa przejrzystość, mniejsze ryzyko błędów formalnych oraz pełna zgodność z przepisami – to tylko niektóre z potencjalnych zalet nowego systemu. Jednocześnie należy pamiętać, że każda zmiana systemowa wiąże się z ryzykiem przejściowych trudności – zwłaszcza w firmach o złożonej strukturze lub dużej liczbie dokumentów miesięcznych. Dlatego nie warto czekać do ostatniej chwili – przygotowania najlepiej rozpocząć już dziś, korzystając ze wsparcia specjalistów.
Kiedy warto sięgnąć po pomoc z zewnątrz?
Wdrożenie KSeF w firmie powinno być poprzedzone kompleksową analizą procesów wewnętrznych i aktualnych procedur obiegu dokumentów. W przypadku wątpliwości co do zgodności z przepisami, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia – zarówno w zakresie technicznym, jak i prawnopodatkowym. Nasza kancelaria oferuje kompleksową obsługę przedsiębiorstw, łącząc doświadczenie w zakresie doradztwa podatkowego z codzienną obsługą prawną firm i spółek. Pomagamy w analizie gotowości na wdrożenie KSeF, przygotowaniu regulaminów i procedur, a także wspieramy w relacjach z kontrahentami i administracją publiczną. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma wejdzie w nowy system bez zakłóceń i z pełnym spokojem o zgodność z przepisami.
