Jednym z największych problemów dla przedsiębiorcy stanowią segregatory z mnóstwem dokumentów. Jak długo należy przechowywać dokumenty w firmie? Dokumenty trzeba przechowywać w zależności od ich rodzaju od 5 do aż 50 lat. Ze względu na okres przechowywania dokumenty można podzielić na trzy rodzaje, mianowicie: dokumenty podatkowe, dokumenty pracownicze i dokumenty ZUS.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z art. 86 Ordynacji Podatkowej oraz z Ustawą o Rachunkowości płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej tj. kopie i oryginały wystawionych faktur/rachunków, księgi podatkowe i dokumenty z nimi związane przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Przykład: „Jeżeli za podatek od osób fizycznych za rok 2003, termin płatności mija 20 kwietnia 2004 r., to dokumentację trzymamy do końca 2009 roku.”
Dokumenty pracownicze
Na dokumentację pracowniczą składają się przede wszystkim dokumenty dotyczące okresu zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala wysokość emerytury bądź renty. Obowiązek archiwizowania tych dokumentów wynosi 50 lat. Aczkolwiek od stycznia 2019 roku można wydzielić trzy grupy z różnym terminem przechowywania:
- Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999r., tutaj termin pozostał bez zmian i wynosi 50 lat;
- Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999r., a 31 grudnia 2018 r., tutaj termin wynosi 50 lat. Istnieje możliwość skorzystania z krótszego terminu tj. 10 lat po spełnieniu dodatkowego obowiązku przez pracodawcę wobec ZUS, czyli przedłoży raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników z tego okresu;
- Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r., nowy okres archiwizacji – 10 lat.
Po likwidacji firmy dokumenty może przejąć wyspecjalizowane archiwum.
Dokumenty ZUS
Dokumenty ZUS dzielimy na trzy grupy: rozliczeniowe, płatnicze i zgłoszeniowe. Rozliczeniowe to m.in. deklaracje ZUS, imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące – płatnik ma obowiązek zachowania ich przez 10 lat od daty przesłania do ZUS. Płatnicze to z kolei dowody opłacenia składek oraz terminy ich opłacenia, powinny być archiwizowane do dnia przedawnienia zobowiązania podatkowego lub dnia potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Zgłoszeniowe to dokumenty dotyczące rejestracji w ZUS. Nie ma określonego czasu, przez który dokumenty mają być zachowane. Warto jednak przez cały okres prowadzenia działalności posiadać te dokumenty.
Sposoby przechowywania dokumentów
Niektóre dokumenty nie musza być przechowywane w sposób tradycyjne w formie papierowej. Mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Do tych dokumentów należą: księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne. Ponadto, jeżeli cała księgowość prowadzona jest poprzez specjalne programy komputerowe to może być tam przechowywana. Również dokumenty które w wersji oryginalnej były w formie elektronicznej powinny w takiej formie zostać.
Podsumowanie
Chociaż dokumenty i ich archiwizacja przysparza nieco problemów, warto segregować je w powyższy sposób. Organ w każdym momencie może zażądać udostepnienia dokumentów, dlatego lepiej wiedzieć gdzie ich szukać. Za ich brak lub nieodpowiednie przechowywanie grożą kary grzywny w kwotach do kilkudziesięciu złotych.
