Czas przechowywania dokumentów firmowych wynosi od 5 do 50 lat, w zależności od ich rodzaju. Wyodrębnia się trzy główne kategorie: dokumentację podatkową, dokumenty pracownicze oraz rozliczenia z ZUS.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z art. 86 Ordynacji podatkowej oraz ustawą o rachunkowości płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej, w tym oryginałów i kopii faktur, rachunków, ksiąg podatkowych oraz powiązanych z nimi dokumentów. Okres archiwizacji wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo: jeżeli dla podatku dochodowego za rok 2003 termin płatności mijał 20 kwietnia 2004 roku, dokumentację należało zachować do końca 2009 roku.
Dokumenty pracownicze
Dokumentacja pracownicza obejmuje przede wszystkim dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia, na podstawie których ZUS ustala prawo do emerytury lub renty. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują trzy okresy przechowywania w zależności od daty zatrudnienia:
- pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania wynosi 50 lat,
- pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. – podstawowy okres wynosi 50 lat, jednak pracodawca może go skrócić do 10 lat pod warunkiem złożenia w ZUS raportów informacyjnych (ZUS RIA) za wszystkich zatrudnionych w tym przedziale czasowym,
- pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r. – obowiązuje 10-letni okres archiwizacji.
Po likwidacji przedsiębiorstwa dokumenty przekazuje się do wyspecjalizowanego archiwum.
Dokumenty ZUS
Dokumentację ZUS dzieli się na trzy grupy: rozliczeniową, płatniczą i zgłoszeniową. Dokumenty rozliczeniowe (m.in. deklaracje, imienne raporty miesięczne, dokumenty korygujące) przechowuje się przez 10 lat od daty ich przekazania do ZUS. Dokumenty płatnicze (dowody opłacenia składek) podlegają archiwizacji do dnia przedawnienia zobowiązania lub do momentu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Dokumenty zgłoszeniowe dotyczą rejestracji płatnika i ubezpieczonych – przepisy nie określają sztywnego terminu ich przechowywania, jednak zaleca się ich zachowanie przez cały okres prowadzenia działalności.
Sposoby przechowywania dokumentów
Część dokumentacji nie wymaga zachowania tradycyjnej formy papierowej i może być archiwizowana elektronicznie. Dotyczy to m.in. ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych oraz dokumentów inwentaryzacyjnych. Dokumentacja z systemów księgowych podlega archiwizacji w ramach tych programów. Pliki sporządzone pierwotnie w postaci elektronicznej zachowują ten sam format w procesie przechowywania.
Podsumowanie
Odpowiednia segregacja i archiwizacja zapewniają szybki dostęp do dokumentów na wypadek żądania ze strony organów kontrolnych. Brak dokumentacji lub jej nieprawidłowe przechowywanie podlega sankcjom w postaci kar grzywny.
