Rewolucja w zasadach dokumentowania stażu pracy
Od 1 stycznia 2026 roku wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, określana jako „Ustawa Stażowa”. To jedna z najistotniejszych reform w ostatnich latach, która zmienia sposób, w jaki liczymy staż pracy w Polsce. Po raz pierwszy do stażu zawodowego będą wliczane okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz świadczenia usług w formule B2B. W praktyce oznacza to, że osoby samozatrudnione czy kontraktorzy zyskają równe prawa do urlopu czy dodatków stażowych, jakie przysługują pracownikom etatowym.
Zmiana ma charakter systemowy – wpływa nie tylko na relacje między pracownikiem a pracodawcą, ale również na sposób prowadzenia dokumentacji kadrowej. Działy HR będą musiały nauczyć się gromadzić i weryfikować dane, które dotychczas w ogóle nie były elementem akt osobowych. Dla wielu firm oznacza to konieczność stworzenia nowych procedur i przeprowadzenia szkoleń wewnętrznych.
Cel zmian i znaczenie dla rynku pracy
Nowelizacja ma zlikwidować różnice w traktowaniu osób wykonujących tę samą pracę w różnych formach prawnych. Rynek pracy od dawna nie opiera się wyłącznie na etatach – coraz więcej specjalistów współpracuje z firmami w modelu kontraktowym. Dotychczas ich doświadczenie zawodowe, mimo że często zdobyte w tych samych warunkach, nie było formalnie uznawane jako staż pracy.
Wprowadzenie nowych przepisów to krok w stronę nowoczesnego podejścia do zatrudnienia. Państwo zaczyna dostrzegać, że praca wykonywana w oparciu o działalność gospodarczą czy umowy cywilnoprawne ma realną wartość rynkową i powinna być traktowana równorzędnie. Dla przedsiębiorców to również szansa na lepsze wykorzystanie doświadczenia kandydatów i bardziej elastyczne podejście do rekrutacji.
Kontekst prawny i data wejścia w życie
Nowe przepisy wprowadza ustawa z dnia 12 września 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wejdą one w życie 1 stycznia 2026 roku, a więc już za kilka miesięcy. Pracodawcy powinni w tym czasie przygotować procedury, które pozwolą na prawidłowe ustalanie i dokumentowanie stażu zawodowego.
Zmiana obejmie wszystkich pracodawców – od małych przedsiębiorstw po duże korporacje i jednostki publiczne. Dla jednych będzie to drobna korekta, dla innych – konieczność gruntownej przebudowy procesów kadrowych. W każdym przypadku kluczowe będzie stworzenie jednolitego systemu gromadzenia informacji o doświadczeniu zawodowym.
Nowe definicje i zakres dokumentacji
Zgodnie z nowelizacją, do stażu pracy będą wliczane okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, świadczenia usług na podstawie umów zlecenia, agencyjnych czy kontraktów menedżerskich. Uwzględnione będą również okresy aktywności zawodowej wspólników spółek oraz freelancerów, o ile podlegali oni obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.
Nie każdy jednak okres samozatrudnienia zostanie uznany. Umowy o dzieło oraz działalność prowadzona wyłącznie w celu optymalizacji podatkowej – bez faktycznego wykonywania usług – nie będą brane pod uwagę. Pracodawca, przyjmując dokumenty od pracownika, będzie musiał upewnić się, że potwierdzają one rzeczywistą aktywność zawodową.
Jakie dokumenty potwierdzą staż z działalności i umów cywilnoprawnych
Nowe przepisy wymuszą na działach HR gromadzenie dokumentów, które dotąd nie stanowiły części akt osobowych. Do potwierdzenia stażu pracy z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej konieczne będzie przedstawienie zaświadczenia z CEIDG lub KRS, potwierdzenia opłacania składek ZUS oraz, w niektórych przypadkach, faktur dokumentujących wykonywane usługi.
W przypadku umów cywilnoprawnych pracownik może przedstawić kopie umów zlecenia lub agencyjnych, rachunki i dowody wypłat. Pracodawca będzie zobowiązany do weryfikacji ich autentyczności oraz zgodności z przepisami o ubezpieczeniach społecznych. To nowy obowiązek, który wymaga zarówno skrupulatności, jak i znajomości prawa pracy i podatków.
Procedura i terminy na udokumentowanie stażu
Ustawodawca wprowadził dwuletni okres przejściowy – od 1 stycznia 2026 do 1 stycznia 2028 roku. W tym czasie pracownicy będą mogli złożyć wniosek o uzupełnienie swojego stażu pracy o okresy samozatrudnienia lub współpracy B2B. Pracodawca ma obowiązek taki wniosek rozpatrzyć i w razie uznania – wprowadzić korektę w aktach osobowych.
Dla nowych pracowników proces ten będzie obowiązkowy już przy zatrudnieniu. Kandydat przedkładający dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności lub wykonywanie umów cywilnoprawnych powinien zostać uwzględniony przy ustalaniu wymiaru urlopu czy innych świadczeń. Działy HR będą więc musiały przygotować się na większą liczbę zapytań i analiz dokumentów.
Jak przygotować dział kadr do nowych obowiązków
Wdrożenie zmian wymaga stworzenia nowych procedur i przeszkolenia zespołów kadrowych. Należy opracować wzory wniosków i oświadczeń, które pozwolą na prawidłowe gromadzenie danych. Pracodawcy powinni też ustalić, kto w organizacji będzie odpowiedzialny za weryfikację dokumentów i aktualizację stażu pracy. W większych firmach wskazane jest wdrożenie cyfrowego systemu archiwizacji dokumentów – pozwoli to na bieżące monitorowanie spraw i ograniczenie błędów. Warto także opracować wewnętrzne wytyczne dotyczące interpretacji przepisów, aby uniknąć rozbieżności w podejściu poszczególnych działów HR.
Zasada koincydencji i ograniczenia w zliczaniu okresów
Nowelizacja wprowadza tzw. zasadę koincydencji – oznacza to, że jeżeli w tym samym czasie pracownik prowadził działalność gospodarczą i pozostawał w stosunku pracy, do stażu pracy można zaliczyć tylko jeden z tych okresów. Ma to zapobiec podwójnemu naliczaniu świadczeń i nadużyciom w dokumentacji.
Dla działów HR to duże wyzwanie. W wielu przypadkach konieczna będzie analiza dokumentów z różnych źródeł – np. ZUS, CEIDG czy PIT – aby ustalić, czy dane okresy się nie pokrywają. W praktyce może to wydłużyć proces weryfikacji i wymagać współpracy z doradcami prawnymi lub podatkowymi.
Nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników
Każdy pracodawca będzie musiał poinformować pracowników o możliwości uzupełnienia stażu pracy w oparciu o prowadzenie działalności lub umowy cywilnoprawne. Obowiązek ten można zrealizować poprzez zamieszczenie informacji w regulaminie pracy, tablicy ogłoszeń lub komunikacji elektronicznej. Zaniechanie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością za naruszenie przepisów prawa pracy. Warto więc przygotować jednolity komunikat i włączyć go do standardowych dokumentów kadrowych.
Ryzyka i rekomendacje dla pracodawców
Nowe przepisy oznaczają większe obciążenie administracyjne i ryzyko błędów. Niewłaściwe zaliczenie okresu samozatrudnienia do stażu pracy może skutkować roszczeniami ze strony pracowników lub problemami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego zaleca się przeprowadzenie audytu dokumentacji kadrowej i konsultację z prawnikiem. Firmy powinny też przygotować plan komunikacji wewnętrznej, tak aby pracownicy wiedzieli, jakie dokumenty będą wymagane i w jakim trybie można je składać. Przejrzystość procedur i zrozumienie zasad przez zespół HR zminimalizują ryzyko błędów interpretacyjnych.
Podsumowanie – jak przygotować firmę na „Ustawę Stażową”
Nadchodzące zmiany to nie tylko nowa formalność, ale prawdziwa rewolucja w sposobie myślenia o stażu pracy. W nowym systemie liczy się całe doświadczenie zawodowe – niezależnie od tego, czy zdobyte w ramach etatu, czy własnej działalności.
Dla pracodawców to czas intensywnego przygotowania: aktualizacji procedur, szkolenia kadrowych i weryfikacji systemów dokumentacji. Dla pracowników – szansa na sprawiedliwe uznanie ich dotychczasowej kariery. Reforma ta zbliża polski rynek pracy do europejskich standardów, gdzie liczy się przede wszystkim realny dorobek zawodowy, a nie forma, w jakiej został osiągnięty.
