Jak przygotować się do kontroli podatkowej? Jakie obszary mogą być przedmiotem kontroli przez urząd skarbowy?

Jak wynika z doniesień prasowych liczba postępowań kontrolnych co roku systematycznie spada, ale stają się one bardziej efektywne. Na spadek kontroli wpłynęły zmiany organizacyjne i legislacyjne wprowadzone w ostatnich latach. Wdrożone systemy informatyczne oraz narzędzia usprawniają typowanie podmiotów do kontroli. Poprzez wprowadzenie nowych rozwiązań zwiększona została skuteczność kontroli oraz sam proces kontroli.

Odpowiedzialność cywlna karna i podatkowa członków zarządu

Kontrola podatkowa

Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrolę podatkową przeprowadzają według swojej właściwości organy podatkowe pierwszej instancji tj. naczelnicy urzędów skarbowych (PIT, CIT, VAT, PCC, podatek od spadków i darowizn). Firma z siedzibą w Gdańsku będzie kontrolowana przez urząd skarbowy w Gdańsku, natomiast firmę z Warszawy urząd z Warszawy.  

Kancelaria doradztwa i prawa podatkowego, adwokat, prawnik podatki, sprawy gospodarcze i karne skarbowe

Zawiadomienie o kontroli

Organy podatkowe co do zasady zawiadamiają firmę o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Jeżeli jednak kontrola dotyczy m.in. zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług lub dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych przedsiębiorca nie otrzyma zawiadomienia. Urząd skarbowy prowadzi kontrolę podatkową w siedzibie kontrolowanego lub w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną działalnością. Co do zasady praktyką jest, że urząd prosi przedsiębiorcę o przesłanie dokumentów do urzędu i tam analizuje otrzymane dokumenty.

Jakie uprawnienia ma urząd skarbowy w trakcie kontroli podatkowej?

Kontrolujący uprawnieni są w szczególności do:

  • wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
  • żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
  • żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
  • zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
  • zabezpieczania zebranych dowodów;
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • żądania przeprowadzenia spisu z natury;
  • przesłuchiwania świadków, kontrolowanego;
  • zasięgania opinii biegłych.

Kontrolujący mają także prawo zażądanie wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem, próbek towarów lub akt, ksiąg i dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Uprawnienie to może być zrealizowane w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne.

Czy można jeszcze poprawić błędy w dokumentach?

Przedsiębiorca jest informowany o kontroli 7 dni wcześniej i ten czas można wykorzystać na poprawienie błędów wykrytych w rozliczeniach, czyli skorygować posiadane faktury, skorygować deklaracje VAT, czy zeznanie roczne PIT, przygotować umowy, porozumienia itp. Ewentualną korektę można sporządzić przed wizytą urzędników. Nie ma takiej możliwości, gdy trwa kontrola podatkowa, o ile ich zakres dotyczy kwestii, którą podatnik chce skorygować.

Obszary kontrolowane przez urząd skarbowy

  • Uważaj na podatek VAT

Z naszych obserwacji wynika, że do typowych czynności kontrolnych wykonywanych w ramach postępowania kontrolnego należą:

  1. sprawdzenie zgodności kwot ujętych w deklaracji z zapisami w rejestrach VAT,
  2. sprawdzenie zgodności zapisów w rejestrach VAT z dokumentami źródłowymi (fakturami),
  3. kontrola dokumentów źródłowych pod względem spełnienia wymogów formalnych,
  4. kontrola prawidłowości określenia momentu powstania obowiązku podatkowego: np. usługi budowlane lub roboty budowlano-montażowe, zaliczki,
  5. prawidłowe dokumentowanie zmniejszenia obrotu – zwroty towaru przez osobę fizyczną – czy kontrolowany posiada oryginał paragonu, potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę – firmę,
  6. sprawdzenie prawidłowości stosowania przepisów dotyczących miejsca świadczenia usług,
  7. kontrola stosowania właściwych stawek podatkowych,

Warto sprawdzić także czy firma prawidłowo odliczała podatku naliczony VAT z tytułu nabycia samochodów osobowych, rat leasingowych od samochodów osobowych, paliwa do samochodów osobowych czy też z tytułu zakupu usług noclegowych i gastronomicznych oraz czy kontrahenci od których nabywane były towary i usługi byli czynnymi podatnikami vat.

  • Bądź czujny przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych

W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych najczęściej występującymi nieprawidłowościami są:

  • brak faktycznego przemieszczenia towaru (według zasad ustawy o podatku od towarów i usług);
  • faktury VAT dokumentujące fikcyjne operacje zakupów i sprzedaży;
  • brak wskazania czynności będących wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów;
  • błędy w deklarowanych kwotach transakcji i wartościach dostawy;
  • błędny numer identyfikacyjny kontrahenta zagranicznego na fakturze;
  • błędne wykazanie w deklaracji VAT-7 i informacji podsumowującej transakcję wewnątrzwspólnotową opodatkowaną stawką 0% przy nieaktywnym numerze identyfikacyjnym zagranicznego kontrahenta;
  • błędne kursy walut podczas wyliczania wartości obrotu.

Urzędy skarbowe dysponują danymi z baz zbierających informacje o wymianie towarowej na terenie państw należących do UE. Dane zgromadzone w bazach umożliwiają identyfikację podatników i transakcji pomiędzy podmiotami, a wszelkie błędy weryfikuje się poprzez prowadzenie czynności wyjaśniających.

  • Biała lista VAT

Przepisy zakładają, że przy transakcji na kwotę powyżej 15 tys. zł płatności należy dokonać na rachunek bankowy kontrahenta. Od stycznia 2020 r. taka płatność musi trafić na rachunek wskazany w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście). W przypadku płatności na inny rachunek niż wskazany w wykazie:

  • nie będzie można zaliczyć wydatku do kosztu uzyskania przychodu lub zaistnieje konieczność zmniejszenia kosztów;
  • trzeba solidarnie odpowiadać ze sprzedawcą będącym czynnym podatnikiem VAT za jego zaległości podatkowe w tej części podatku VAT, która przypada na płatność potwierdzoną fakturą i dokonaną przelewem na rachunek inny niż podany w wykazie.
  • Dokumentuj usługi niematerialne

Usługi niematerialne to świadczenia doradcze, księgowe, badania rynku, usługi prawne, reklamowe, usługi zarządzania, kontroli, przetwarzania danych i rekrutacji pracowników. Z charakteru tych usług wynika, że mogą mieć one jedynie pośredni wpływ na uzyskiwanie przychodu.

Mimo iż żaden przepis prawa podatkowego nie wymaga sporządzania pisemnych raportów z konsultacji, zaliczenie takich wydatków do kosztów podatkowych związanych z realizacją usług niematerialnych wymagana przedstawienia konkretnych materialnych dowodów, które poświadczają fakt wykonania usług. Dysponowanie przez podatnika jedynie fakturami i oświadczeniami stron o wykonaniu usług nie jest wystarczające do uznania, że takie usługi były rzeczywiście wykonane.

  • Strata z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej

Kosztów uzyskania przychodu nie stanowią:

  • straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części, która jest pokryta sumą odpisów amortyzacyjnych;
  • straty powstające w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych w sytuacji, kiedy te środki utraciły przydatność gospodarczą wskutek zmiany rodzaju działalności;
  • straty powstałe przez nadmierne ubytki lub zawinione niedobory wyrobów akcyzowych i podatku akcyzowego od tych niedoborów i ubytków;
  • utrata dokonanych zaliczek i zadatków w związku z niewykonaniem umowy;
  • zawyżanie kosztów, np. nieprawidłowe ustalanie odpisów amortyzacyjnych i zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu wydatków niemających związku z działalnością;
  • nieprawidłowe odliczanie strat z ubiegłych lat (rozliczanie całej straty, strat ze źródeł innych niż rzeczywiste, rozliczanie więcej niż 50% straty lub odliczanie strat z działalności gospodarczej od dochodu małżonka).

Do zamierzonych błędów można zaliczyć przede wszystkim zawyżanie kosztów uzyskania przychodu przez tworzenie sztucznych kosztów (np. fałszywych faktur lub nieewidencjonowanie całości przychodów).

  • Ceny transferowe

Urzędy podatkowe bacznie przyglądają się cenom transferowym i transakcjom dokonywanym pomiędzy powiązanymi podmiotami. Organy te mają prawo ustalić wartość rynkową przedmiotu transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi i czynią to na podstawie wszelkich dostępnych informacji. Urząd podatkowy sprawdza wybrane metody kalkulacji i przede wszystkim ustala, czy przyjęta wartość transakcji między podmiotami byłaby taka sama, gdyby transakcja miała miejsce między podmiotami niepowiązanymi. W przypadku uznania cen za nierynkowe organ podatkowy przeprowadza doszacowanie dochodu podatnika.

  • Ewidencja sprzedaży w kasach fiskalnych

W trakcie kontroli przedsiębiorca może zostać zobowiązany do okazania raportów dobowych oraz miesięcznych z kasy fiskalnej. Dokumenty z kasy fiskalnej powinny być archiwizowane przez okres 5 lat. Dodatkowo przedsiębiorcy, mogą spodziewać się kontroli sprawdzającej nienaruszalność kasy, czyli plomb a także, czy każdej sprzedaży towarzyszy wydanie paragonu. Urządzenia z elektronicznym oraz papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku na rzecz nowego typu kas online. Pochodzące z nich dane będą spływać bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. 

  • Inne

Obszary zainteresowania kontrolujących z pewnością wykraczają poza te opisane. Pozostałe obszary kontroli dotyczą sytuacji kwalifikowanych jako oszustwa lub drobne błędy. Do błędów można zaliczyć np. pomyłkę w numerze identyfikacji podatkowej czy nieterminowe zgłoszenie rejestracyjne do VAT. Kategoria oszustw obejmuje z kolei zaniżanie obrotów (brak faktur), świadczenie usług pomimo zgłoszenia do urzędu przerwy w prowadzeniu działalności i sprzedaż poza kasą fiskalną.

Urzędy skarbowe skupiają się na kwestiach dotyczących:

  • opłat licencyjnych;
  • amortyzacji znaków towarowych;
  • cienkiej kapitalizacji.

Zakończenie kontroli podatkowej

Kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do kontroli. W praktyce wszystko zależy od zakresu kontroli, okresu podlegającemu kontroli oraz współdziałania kontrolowanego z urzędem. Kontrola podatkowa kończy się wydaniem protokołu kontroli. Protokół kontroli powinien zawierać w szczególności:

  • wskazanie kontrolowanego;
  • wskazanie osób kontrolujących;
  • określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
  • określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli;
  • opis dokonanych ustaleń faktycznych;
  • dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;
  • ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji;
  • pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Zastrzeżenia do protokołu kontroli

Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, ma prawo w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. W przypadku gdy przedsiębiorca zgadza się w części, to można złożyć korektę dotyczącą tej części, natomiast w odniesieniu do części, z którą podatnik się nie zgadza wnosi zastrzeżenia. Kontrolujący są zobowiązani w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń zawiadomić podatnika o sposobie załatwienia zastrzeżeń i wyjaśnień, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz – co jest bardzo istotne – z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Po otrzymaniu odpowiedzi na zastrzeżenia przedsiębiorcy przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji. Deklarację możemy skorygować w całości lub w części.

Wszczęcie podstępowania podatkowego

Kontrola podatkowa stanowi pierwszy etap weryfikacji rozliczeń. Po kontroli podatkowej, gdy zostaną ujawnione nieprawidłowości, a nie złożona została korekta deklaracji w całości uwzględniającej ustalenia kontrolujących urząd skarbowy ma 6 miesięcy na wszczęcie postępowania podatkowego. Postępowanie podatkowe będzie prowadzone już przez innych pracowników urzędu skarbowego.


Czy możemy Ci pomóc?

Czeka Cię kontrola podatkowa?Już rozpoczęło się postępowanie podatkowe lub kontrola celno-skarbowa?

Przygotuj odpowiednią strategię działania oraz poznaj swoje prawa i obowiązki. Zapisz się  na konsultacje podatkowe  dotyczące kontroli podatkowych i celno-skarbowych. W trakcie 60 minutowego spotkania omówimy kierunki w którą stronę kontrola może się rozwinąć oraz przygotujemy wspólnie strategię działania. Wskażemy obszary które często są kontrolowane przez urzędy skarbowe.

SPRAWDŹ JAK MOŻEMY CI POMÓC