Obowiązek przechowywania dokumentów

Jednym z największych problemów dla przedsiębiorcy stanowią segregatory z mnóstwem dokumentów. Jak długo należy przechowywać dokumenty w firmie? Dokumenty trzeba przechowywać w zależności od ich rodzaju od 5 do aż 50 lat.  Ze względu na okres przechowywania dokumenty można podzielić na trzy rodzaje, mianowicie: dokumenty podatkowe, dokumenty pracownicze i dokumenty ZUS.

Odpowiedzialność cywlna karna i podatkowa członków zarządu

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z art. 86 Ordynacji Podatkowej oraz z Ustawą o Rachunkowości płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej tj. kopie i oryginały wystawionych faktur/rachunków, księgi podatkowe i dokumenty z nimi związane przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Przykład: „Jeżeli za podatek od osób fizycznych za rok 2003, termin płatności mija 20 kwietnia 2004 r., to dokumentację trzymamy do końca 2009 roku.”

Kancelaria doradztwa i prawa podatkowego, adwokat, prawnik podatki, sprawy gospodarcze i karne skarbowe

Dokumenty pracownicze

Na dokumentację pracowniczą składają się przede wszystkim dokumenty dotyczące okresu zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala wysokość emerytury bądź renty. Obowiązek archiwizowania tych dokumentów wynosi 50 lat. Aczkolwiek od stycznia 2019 roku można wydzielić trzy grupy z różnym terminem przechowywania:

  1. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999r., tutaj termin pozostał bez zmian i wynosi 50 lat;
  2. Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999r., a 31 grudnia 2018 r., tutaj termin wynosi 50 lat. Istnieje możliwość skorzystania z krótszego terminu tj. 10 lat po spełnieniu dodatkowego obowiązku przez pracodawcę wobec ZUS, czyli przedłoży raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników z tego okresu;
  3. Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r., nowy okres archiwizacji – 10 lat.

Po likwidacji firmy dokumenty może przejąć wyspecjalizowane archiwum.

Dokumenty ZUS

Dokumenty ZUS dzielimy na trzy grupy: rozliczeniowe, płatnicze i zgłoszeniowe. Rozliczeniowe to m.in. deklaracje ZUS, imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące – płatnik ma obowiązek zachowania ich przez 10 lat od daty przesłania do ZUS. Płatnicze to z kolei dowody opłacenia składek oraz terminy ich opłacenia, powinny być archiwizowane do dnia przedawnienia zobowiązania podatkowego lub dnia potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Zgłoszeniowe to dokumenty dotyczące rejestracji w ZUS. Nie ma określonego czasu, przez który dokumenty mają być zachowane. Warto jednak przez cały okres prowadzenia działalności posiadać te dokumenty. 

Sposoby przechowywania dokumentów

Niektóre dokumenty nie musza być przechowywane w sposób tradycyjne w formie papierowej. Mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Do tych dokumentów należą: księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne. Ponadto, jeżeli cała księgowość prowadzona jest poprzez specjalne programy komputerowe to może być tam przechowywana. Również dokumenty które w wersji oryginalnej były w formie elektronicznej powinny w takiej formie zostać.

Podsumowanie

Chociaż dokumenty i ich archiwizacja przysparza nieco problemów, warto segregować je w powyższy sposób. Organ w każdym momencie może zażądać udostepnienia dokumentów, dlatego lepiej wiedzieć gdzie ich szukać. Za ich brak lub nieodpowiednie przechowywanie grożą kary grzywny w kwotach do kilkudziesięciu złotych.